Como organizar eventos online: o guia definitivo

Tela de computador exibindo um evento online acontecendo em tempo real.

Os eventos online ganharam seu espaço nas mídias e sua importância no marketing das empresas. Juntamente com a evolução da tecnologia e o crescimento dessa tendência, uma variedade de formatos de eventos online tem surgido para atender a diversas necessidades e objetivos.

Então, para que sua empresa se mantenha por dentro de uma das melhores estratégias de marketing digital da atualidade, criamos este artigo para lhe apresentar o passo a passo de um bom planejamento de evento online.

Ao final da leitura você saberá como organizar o seu próprio evento com sucesso. Vamos lá!

O que são eventos online?

Em primeiro lugar, você precisa saber que  eventos online são uma forma inovadora e eficaz de reunir pessoas, compartilhar conhecimentos e promover interações — tudo isso por meio da internet. 

Ao contrário dos eventos tradicionais que exigem a presença física dos participantes em um local específico, as transmissões ao vivo permitem que as pessoas participem de forma virtual, independentemente de sua localização. 

Esse tipo de evento se tornou popular, principalmente, pelos seus benefícios para as corporações, como:

  • Acessibilidade Global: ao contrário dos eventos presenciais, as transmissões online permitem que pessoas de diferentes partes do mundo participem sem a necessidade de deslocamento físico.
  • Flexibilidade e Conveniência: os espectadores podem participar dos eventos a partir de qualquer local com acesso à internet, permitindo que se adaptem a suas rotinas e horários.
  • Redução de custos: eventos online geralmente envolvem custos menores em comparação com eventos presenciais. 
  • Maior interação: eventos online oferecem várias oportunidades de interação e engajamento entre os participantes por meio de ferramentas como chats e quizzes.
Essa modalidade de evento vem ganhando cada vez mais popularidade devido aos aspectos citados. Suas principais características são definidas da seguinte forma:
Acesso remoto

Uma das principais características dos eventos online é a possibilidade de participação remota, eliminando a necessidade de deslocamento físico. Logo, tanto os participantes quanto os próprios palestrantes podem acessá-los a partir de qualquer lugar do mundo, desde que tenham acesso à internet. 

Interatividade virtual

Por meio de recursos como chats ao vivo, salas de bate-papo, enquetes, e perguntas e respostas, os participantes podem se engajar ativamente, fazer perguntas, compartilhar opiniões e trocar conhecimentos. 

Além disso, algumas plataformas digitais — como a da Netpoint — oferecem recursos de networking virtual, permitindo que os participantes se conectem e estabeleçam relacionamentos profissionais. Conheça agora os mais de 30 recursos da nossa plataforma para eventos online.

Variedade de formatos

Os eventos online podem ser adaptados a diferentes formatos, dependendo dos objetivos e conteúdos a serem distribuídos. Desde webinars e conferências até workshops interativos e cursos, existem diversas opções disponíveis para atender às necessidades específicas de cada evento. 

Formatos de eventos online

Agora você já sabe que existem diversos formatos de eventos online disponíveis. Além disso, precisa saber que existem três formatos que têm se destacado nos últimos anos, sendo eles:

  • Webinars: são eventos online que consistem em apresentações, palestras ou workshops transmitidos ao vivo pela internet. 
  • Conferências Virtuais: nelas reúnem-se especialistas, palestrantes e participantes de uma determinada área ou indústria para discutir e compartilhar ideias. 
  • Cursos Online: populares por sua flexibilidade, os cursos online permitem que os participantes acessem conteúdos de qualquer lugar e a qualquer momento.

Esses três formatos têm se mostrado altamente eficazes para o marketing de empresas. Isso porque eles são capazes de conectar pessoas, compartilhar conhecimentos e promover a aprendizagem. 

Suas vantagens são, igualmente, acessibilidade global, flexibilidade de participação e oportunidade de interação virtual entre os participantes. 

Diferenças entre eventos online e eventos híbridos

Além dos eventos 100% virtuais, uma outra modalidade também ganhou força nos últimos anos, e com certeza você ouviu falar dela: os eventos híbridos. Essa modalidade, como o próprio nome diz, combina elementos de participação presencial e remota. 

Essa abordagem inovadora permite que os participantes tenham a opção de comparecer fisicamente ao local do evento ou participar virtualmente por meio de recursos digitais e tecnológicos.

Dessa forma, é importante entender quais são as principais diferenças entre eventos online e eventos híbridos, para que a escolha da modalidade seja feita de acordo com os objetivos corporativos.

As principais diferenças entre ambas modalidades são:

  • Presença física: nos eventos online, todos os participantes estão virtualmente presentes, enquanto nos eventos híbridos, parte dos participantes está presente fisicamente em um local específico, enquanto outros participam remotamente. 
  • Interação: eventos online são projetados para maximizar a interação virtual. Desse modo, é por meio de chats, salas de bate-papo e outras ferramentas digitais que o público se conecta. Nos eventos híbridos, a interação pode ocorrer tanto no ambiente físico, por meio de networking presencial e atividades interativas, quanto no ambiente virtual.
  • Logística: é comum que, ao comparar eventos online e híbridos, o primeiro tenha uma logística mais simples, pois, não requer infraestrutura física complexa. Já os eventos híbridos envolvem o planejamento de espaço físico e virtual adequados, além de diversos equipamentos de áudio e vídeo.
Passo a passo para organizar eventos online

Desde já, esteja preparado: organizar um evento online envolve várias etapas para garantir que tudo ocorra de forma eficiente e agradável para os participantes. Para te ajudar, separamos um passo a passo simples e ideal para que você aprenda a organizar eventos de sucesso. Continue a leitura!

1. Defina o objetivo do evento

Antes de tudo, você precisa ter um objetivo. Determine qual é o propósito do evento online antes mesmo de iniciar o planejamento. Dessa forma, será mais simples definir o público-alvo e direcionar todas as etapas subsequentes.

2. Planeje o conteúdo apresentado

Após definir seus objetivos, é hora de começar a planejar o que será apresentado durante o evento. Preocupe-se em entregar conteúdos ricos e, de fato, úteis para seus espectadores. Escreva um roteiro personalizado de acordo com a comunicação da sua marca e não se esqueça de definir quem serão os participantes.

3. Escolha a plataforma adequada

Existem várias opções disponíveis para hospedar eventos online, como webinars, conferências virtuais ou transmissões ao vivo. Considere as necessidades do seu evento e escolha a plataforma que melhor atenda a esses requisitos. A Netpoint possui uma plataforma digital própria completa para todos os formatos de eventos. Clique aqui e faça um tour guiado gratuitamente.

4. Prepare os recursos técnicos

Não se esqueça de fazer um checklist de todos os equipamentos que serão necessários. E além de verificar se você possui câmeras, microfones e conexão de internet, faça testes para garantir que tudo esteja funcionando corretamente e evitar que imprevistos aconteçam.

5. Promova o evento

Atualmente, o que não falta são meios de se comunicar com seu público. Utilize as mídias sociais, e-mails, sites e outros canais para divulgar o evento. Com um tema relevante, design atrativo e comunicação alinhada com o perfil da marca, com certeza seu público-alvo irá se interessar!

Crie um site ou página de registro onde os participantes possam se inscrever para participar do evento e preencher informações adicionais — dados esses que você poderá utilizar em campanhas futuras, caso os participantes aceitem suas políticas de privacidade.

6. Realize o evento

No dia do evento, esteja preparado para receber os participantes. Faça uma breve introdução, apresente os palestrantes e siga o roteiro previamente estabelecido. Além disso, certifique-se de monitorar e engajar a interação dos participantes, respondendo e fazendo perguntas, lendo comentários etc.

7. Faça uma avaliação pós-evento 

Após o evento, avalie o seu sucesso com base no feedback dos participantes, no número de inscrições e no envolvimento durante o evento. Envie um e-mail de agradecimento aos participantes e forneça acesso aos materiais do evento, se aplicável.

Preparação de eventos híbridos

Organizar eventos híbridos não costuma ser muito diferente de planejar eventos online. Mas, nesse caso, além de seguir todos os passos já citados para o planejamento de eventos online, seu evento híbrido exigirá também:

1. Escolha de local adequado

Primeiramente, se o objetivo é ter público presencial, você deve escolher um local que acomode confortavelmente o número de participantes esperados e atenda aos requisitos técnicos necessários. Certifique-se também de que esse local ofereça boa infraestrutura para os equipamentos que serão utilizados, além de uma conexão à internet estável e segura.

2. Logística

Não deixe nada para o último momento: planeje os detalhes logísticos, como acomodação para os palestrantes, instalação de equipamentos de áudio e vídeo, fornecimento de conexão à internet e qualquer outra necessidade técnica, com antecedência e equipe qualificada.

3. Prepare os recursos técnicos

Tanto o local físico quanto a transmissão online devem contar com equipamentos de qualidade e conexão de internet estável e segura. Sendo assim, realize testes prévios para garantir que tudo esteja funcionando corretamente.

4. Prepare uma programação híbrida

Não se esqueça de que a maior (e melhor!) característica de um evento híbrido é a combinação de elementos de participação presencial e remota. Portanto, assim como todo evento, a preparação do conteúdo é fundamental para o seu sucesso. 

Portanto, crie um roteiro e programação que atenda tanto o público presencial quanto o público que participará de forma remota no evento.


Ufa! Bastante coisa, né? Mas se você e sua equipe não possuem o tempo ou a expertise necessárias para planejar e executar eventos online e híbridos, não se preocupe: a Netpoint pode te ajudar!

Além de uma plataforma completa com mais de 30 recursos para o seu evento, a Netpoint conta com uma equipe qualificada e especializada em eventos digitais — a combinação perfeita para tirar seus projetos do papel com sucesso. 

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